نحوه اندازه گیری بهبود فرآیند: 13 مرحله و 17 نکته
اندازه‌گیری بهبود فرآیند برای درک اثربخشی تلاش‌های بهبود و شناسایی زمینه‌هایی برای بهبود بیشتر ضروری است. در اینجا 13 مرحله و 17 نکته در مورد چگونگی اندازه گیری بهبود فرآیند آورده شده است:
مرحله 1: فرآیند را تعریف کنید
اولین قدم در اندازه گیری بهبود فرآیند، تعریف فرآیندی است که می خواهید بهبود دهید. این شامل شناسایی مراحل کلیدی درگیر در فرآیند، ورودی ها و خروجی ها و نتایج مورد نظر است.
مرحله 2: معیارهای پایه را ایجاد کنید
هنگامی که فرآیند را تعریف کردید، باید معیارهای پایه را برای اندازه گیری عملکرد فعلی فرآیند ایجاد کنید. این شامل جمع‌آوری داده‌ها در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند زمان چرخه، زمان هدایت، نرخ نقص و رضایت مشتری است.
مرحله 3: شاخص های کلیدی عملکرد را شناسایی کنید
در مرحله بعد، باید شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را که برای اندازه گیری بهبود فرآیند استفاده می شوند، شناسایی کنید. این KPIها باید با فرآیند مرتبط بوده و قابل اندازه گیری باشند.
مرحله 4: جمع آوری داده ها
هنگامی که KPI ها را شناسایی کردید، باید داده هایی را در مورد آن معیارها در یک دوره زمانی جمع آوری کنید. این کار را می توان از طریق روش های مختلفی مانند نظرسنجی، مصاحبه، مشاهده و ابزار جمع آوری خودکار داده ها انجام داد.
مرحله 5: تجزیه و تحلیل داده ها
پس از جمع آوری داده ها، باید آن ها را تجزیه و تحلیل کنید تا روندها، الگوها و زمینه های بهبود را شناسایی کنید. این کار را می توان با استفاده از روش ها و ابزارهای آماری مانند تحلیل رگرسیون، هیستوگرام و نمودار پارتو انجام داد.
مرحله 6: توسعه برنامه بهبود
بر اساس تجزیه و تحلیل، شما باید یک برنامه بهبود ایجاد کنید که شامل اقدامات خاصی برای رسیدگی به مناطق شناسایی شده برای بهبود باشد. این طرح باید قابل اندازه گیری، قابل دستیابی و همسو با اهداف و مقاصد سازمان باشد.
مرحله 7: اجرای طرح بهبود
هنگامی که برنامه بهبود را تهیه کردید، باید آن را اجرا کنید. این شامل اجرای اقدامات برنامه ریزی شده و نظارت بر نتایج است.
مرحله 8: نظارت بر پیشرفت
پس از اجرای طرح بهبود، باید پیشرفت را زیر نظر داشته باشید تا از دستیابی به بهبودهای مورد نظر اطمینان حاصل کنید. این را می توان با ردیابی KPIهایی که قبلاً شناسایی شده بودند انجام داد.
مرحله 9: نتایج را ارزیابی کنید
هنگامی که پیشرفت را زیر نظر گرفتید، باید نتایج را ارزیابی کنید تا تعیین کنید که آیا بهبودها قابل توجه و پایدار هستند یا خیر. این را می توان با مقایسه نتایج با معیارهای پایه که قبلاً ایجاد شده بود انجام داد.
مرحله 10: فرآیند را اصلاح کنید
اگر نتایج رضایت بخش نیستند، باید با انجام تنظیماتی در برنامه بهبود، فرآیند را اصلاح کنید. این ممکن است شامل بازنگری طرح، اصلاح KPIها یا تغییر اقدامات بهبود باشد.
مرحله 11: نتایج را به اشتراک بگذارید
مهم است که نتایج تلاش‌های بهبود فرآیند به همه ذینفعان ابلاغ شود. این را می توان از طریق گزارش های منظم، ارائه ها یا سایر اشکال ارتباطی انجام داد.
مرحله 12: بهبود مستمر
بهبود فرآیند یک تلاش مستمر است. هنگامی که به بهبودهای مورد نظر دست یافتید، برای حفظ اثربخشی آن، باید به طور مداوم فرآیند را نظارت و بهبود دهید.
مرحله 13: درس های آموخته شده را مستند کنید
در نهایت، باید درس های آموخته شده از تلاش های بهبود فرآیند را مستند کنید. این کار را می توان با ایجاد یک گزارش یا سند انجام داد که پیشرفت های انجام شده، چالش های پیش روی و عوامل موفقیت را مشخص می کند.
نکاتی برای اندازه گیری بهبود فرآیند
در اینجا 17 نکته برای اندازه گیری بهبود فرآیند آورده شده است:
- از یک کارت امتیازی متوازن برای اندازه گیری چهار منظر بهبود فرآیند استفاده کنید: مالی، مشتری، داخلی، و یادگیری و رشد.
- از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که مرتبط با فرآیند و قابل اندازه‌گیری هستند استفاده کنید.
- به‌طور مرتب داده‌ها را جمع‌آوری کنید تا مطمئن شوید اندازه‌گیری‌ها به‌روز هستند.
- از روش ها و ابزارهای آماری برای تجزیه و تحلیل داده ها استفاده کنید.
- ذینفعان را در فرآیند اندازه گیری مشارکت دهید تا اطمینان حاصل شود که نیازهای آنها برآورده شده است.
- از یک رویکرد بهبود مستمر استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که فرآیند دائما در حال بهبود است.
- از فناوری برای خودکار کردن فرآیند اندازه گیری و بهبود کارایی استفاده کنید.
- از یک رویکرد متعادل برای اندازه گیری معیارهای مالی و غیر مالی استفاده کنید.
- از معیارهایی استفاده کنید که با اهداف و مقاصد سازمان همسو باشد.
- از یک رویکرد معیار برای مقایسه فرآیند با بهترین شیوه‌های صنعت استفاده کنید.
- از رویکرد تحلیل علت ریشه ای برای شناسایی علل اساسی مشکلات استفاده کنید.
- از رویکرد طراحی آزمایش برای آزمایش و بهینه سازی فرآیند استفاده کنید.
- از حالت شکست و تحلیل اثرات استفاده کنیدروشی برای شناسایی شکست های بالقوه و تأثیر آنها.
- از رویکرد ارزیابی ریسک برای شناسایی خطرات احتمالی و کاهش آنها استفاده کنید.
- از رویکرد تحلیل سهامداران برای شناسایی نیازهای همه ذینفعان استفاده کنید.
- از یک طرح ارتباطی استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که همه ذینفعان از تلاش‌های بهبود فرآیند مطلع هستند.
- از رویکرد درس‌های آموخته‌شده برای مستندسازی و اشتراک‌گذاری آموخته‌های حاصل از تلاش‌های بهبود فرآیند استفاده کنید.
منابع و مراجع دارای اعتبار بالا
در زیر سه عنوان مرجع معتبر وجود دارد که پاسخ این سؤال را تأیید می کند:
- «راه شش سیگما» نوشته پیتر اس. پانده، رابرت پی. نیومن، و رولاند آر. کاوانا. این کتاب راهنمای جامعی برای شش سیگما، روشی برای بهبود فرآیند است که از ابزارها و تکنیک‌های آماری برای بهبود فرآیندها استفاده می‌کند.
- «شرکت ناب» نوشته جیمز پی ووماک و دانیل تی جونز. این کتاب راهنمای جامعی برای ناب، روشی برای بهبود فرآیند است که بر حذف ضایعات و افزایش ارزش برای مشتریان تمرکز دارد.
- “استاندارد مدیریت کیفیت ISO 9000″ توسط سازمان بین المللی استاندارد. این استاندارد دستورالعمل هایی را برای سیستم های مدیریت کیفیت، از جمله الزامات بهبود فرآیند و اندازه گیری ارائه می دهد.
